El correo electrónico lo usamos a diario. Incluso, muchos trabajos no se conciben sin su uso: Gmail, Outlook, Hotmail, escoja el que quiera, la lista de opciones es gigante en ese océano virtual que se llama Internet.

Debido a la gran cantidad de información que llega a nuestros correos, desde newsletters de medios de comunicación hasta fastidiosos correos spam, las grandes empresas e instituciones, recelosas de la importancia de la información que manejan, establecen servicios exclusivos de cuentas corporativas de correo.

Para algunos, su uso es escaso y muy puntual: “la verdad no lo uso muy frecuentemente. Se hace necesario para efectos del Consultorio Jurídico de la Universidad, pues por ese medio envían información importante”, comenta Esteban Jácome, estudiante de quinto año de la Facultad de Derecho de la Universidad Externado de Colombia, quien reconoce que nunca antes lo había usado.

Para otros, es una herramienta esencial y de la que depende todo su trabajo. Libia Aranguren, asistente de la Dirección para el Fomento de la Formación en el Exterior de la Universidad Externado de Colombia, asegura que “es una herramienta útil porque es mi medio de comunicación con todos los becarios en el exterior. Por medio del correo electrónico se les da solución a todas las peticiones que hacen ellos”.

Más allá de los usos que cada uno le dé, la Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones tiene todo un equipo humano dedicado a prestar este servicio y ha dispuesto 72.174 cuentas de correo institucional diferentes para toda la comunidad externadista (4.396 para funcionarios y 67.778 para estudiantes), según sus estadísticas internas.

Uno de los integrantes de este equipo de trabajo, es el ingeniero José Ignacio Delgado. Esto nos contó sobre los beneficios, no tan obvios, que trae utilizar con mayor frecuencia, el correo institucional:

¿Qué ventajas tiene el correo institucional sobre las cuentas de correo de carácter más informal?

JID: Lo primero que hay que decir es que el correo institucional es la única línea de comunicación oficial con la Universidad. Entre el estudiante y la Universidad con sus unidades académicas. Realmente, es la única cadena de comunicación válida, escrita, más allá de las comunicaciones físicas”.

Además, es una plataforma que, primero, está en la nube y que, segundo, tiene una funcionalidad del 99,8%. Se puede consultar desde cualquier lugar del mundo, no hay un espacio geográfico limitado porque lo único que necesita es tener conexión a Internet. Finalmente, tiene una gran cantidad de servicios asociados que les facilitan la vida al estudiante y al funcionario en varios niveles: administrativo, de gestión, de información y de generación de contenidos académicos a través del trabajo colaborativo.

¿En qué consisten estos servicios adicionales?

JID: Por dar un ejemplo, hoy existe una funcionalidad adicional en el correo electrónico que es el almacenamiento; en este caso está OneDrive. ¿Qué significa esto? Pues que yo ya no necesito una memoria USB, ya hoy puedo colocar toda mi información en línea y la puedo clasificar; funcionalmente es algo que cambia el esquema de trabajo con el que veníamos nosotros en el pasado. Entonces, lo que estamos queriendo decir es que hay una plataforma que le permite consultar su información en línea desde cualquier lugar.

Además de la herramienta OneDrive, en el correo institucional, de entrada, tienes una suite de Office en línea; ya hoy no se necesita comprarla. Esto, sumado a la capacidad de ‘subir’ todo a la nube, permite crear también ambientes colaborativos de creación; algo muy útil para la Academia, porque se pueden hacer trabajos en grupo a través de ambientes compartidos en línea.

¿En qué se diferencian los servicios accesorios del correo institucional de lo que ofrece Gmail?

JID: Es prácticamente lo mismo (risas). Microsoft ha añadido al OneDrive elementos similares a los que ofrece Google Drive, con el fin de estar a la par de su competencia. Sin embargo, hay algunos diferenciales entre cada una de ellas, por ejemplo, el almacenamiento: en Google es limitado, mientras que en OneDrive es ilimitado.

No quiero decir que la herramienta que ofrece Google es mala, pero lo que genera la nuestra es identidad porque cuando nosotros entregamos una cuenta le estamos diciendo al usuario, ya sea estudiante, profesor o personal administrativo, que esta cuenta es de él y que va marcada con la identidad de la Universidad.

¿Este valor de identidad aporta también confiabilidad a la herramienta?

JID: De entrada, hay que reconocer que nada es 100% infalible en tecnología; todo tiene riesgos. Entonces, la ventaja está en que tenemos una multinacional detrás de las herramientas y a la que no le interesa que exista este tipo de riesgos.

Y este servicio no es gratis, la Universidad paga alrededor de 60 millones de dólares anuales para tener todo el licenciamiento cubierto en todas las máquinas del personal administrativo y académico.

¿Y qué ha hecho la Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones de para dar a conocer este servicio?

JID: Microsoft tiene grandes campañas de información. Lo que queremos hacer es aterrizar toda esa información; es por esto que estamos aliados con la Oficina de Comunicaciones para desarrollar las campañas pertinentes. Estamos en el proceso de seleccionar unos tips clave, unas características que le den valor al correo institucional. Queremos hacer campañas pequeñas que utilicen la parte gráfica para comunicar esto y en las que se involucre, también, a las unidades administrativas de alto nivel como la rectoría y la secretaría general.

Para que los estudiantes vean el valor en el correo institucional, hay que generar la necesidad de usarlo, que lo vean como un elemento de utilidad. Asimismo, los docentes también deben estar sensibilizados en este tema, ellos también representan un factor de éxito”.